5 clés pour gérer efficacement son temps

Une enquête menée par Salary.com a révélé que 89 % des salariés admettent perdre du temps au travail. Ce manque de productivité est dû à l’utilisation des médias sociaux et d’internet, aux discussions personnelles et à la procrastination.
La gestion du temps est une compétence indispensable dans une société où les distractions se multiplient sans cesse. Elle se définit comme l’ensemble des techniques qui permettent d’optimiser l’utilisation du temps. Cela implique une organisation, une priorisation des tâches tout en résistant aux distractions. Optimiser efficacement son temps est alors un objectif crucial afin d’améliorer sa qualité de vie au travail.

Comment gérer son temps efficacement ? Quelles sont les stratégies pour y parvenir ?

Dans cet article nous allons explorer les techniques pour mieux gérer son temps et l’allouer de manière proactive.

Se fixer des objectifs

L’identification des tâches et des objectifs à réaliser est la première étape de la gestion du temps. Elle est essentielle afin de pouvoir s’organiser par la suite. Cette étape a pour but d’avoir une vue d’ensemble sur le travail à fournir au cours des prochains jours, semaines ou mois. Il est important de se fixer des objectifs réalistes pour stimuler votre motivation. Pour cela, la méthode SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et temporel) est utile afin de définir des objectifs de façon claire et précise. Cette méthode vous permettra de gérer votre temps en rendant vos objectifs réalisables et pertinents. Cette étape est essentielle car en réalisant que vos objectifs sont atteignables, vous serez davantage motivé à les accomplir et à ne pas procrastiner.

Prioriser les tâches

Après avoir identifié ces objectifs, il est alors indispensable de prioriser et d’organiser son travail. Nous vous conseillons d’identifier les tâches prioritaires en fonction des délais serrés ou de leur impact sur votre travail. La méthode ABC est un outil efficace pour s’organiser. Elle implique d’associer ces lettres aux tâches, selon leur niveau d’importance (A pour les tâches très importantes, B pour les tâches importantes mais peu urgentes, C pour les tâches peu importantes). La méthode des 4Ds est également un outil très utilisé dans le management du temps et indique « Do it, Delegate it, Delay it or Delete it ». Il s’agit d’une technique qui vous aide à déterminer si vous devez effectuer cette tâche, la déléguer à quelqu’un, la reporter ou la supprimer. Ces méthodes de hiérarchisation des tâches sont clés dans votre quête de gestion du temps.

Établir un planning

L’utilisation d’un planning ou calendrier se révèle être un outil efficace de gestion du temps. Cette technique permet d’organiser ses journées en leur allouant des tâches spécifiques. Il est important d’être réaliste dans la création de ce planning en définissant clairement les délais d’accomplissement des tâches. L’avantage de cette méthode est de pouvoir suivre ses performances et le temps utilisé pour atteindre ses objectifs. Il est essentiel de respecter autant que possible ce planning ainsi que les délais rattachés afin d’optimiser son temps. L’enjeu de la gestion du temps est la capacité à s’adapter. L’évolution des priorités, les délais plus serrés ou les retards dans la réalisation des tâches peuvent bouleverser votre planning. Il est essentiel d’être flexible et d’adapter ses priorités en conséquence.

Identifier les sources de distraction et de procrastination

Les distractions et la procrastination sont de véritables voleurs de temps. Il est d’une importance capitale de déterminer leurs sources. Tout d’abord, tentez de prendre connaissance de vos habitudes de procrastination et de comprendre pourquoi elles sont récurrentes. En déterminant les sources de ces reports de travail, vous serez davantage enclin à trouver des solutions. Dans un second temps, il est important d’identifier les distractions qui vous font perdre un temps précieux. Une étude menée par l’université de Californie, à déterminer qu’il peut nous falloir jusqu’à 23 minutes pour nous reconcentrer à la suite d’une interruption. Nous vous conseillons de créer un environnement propice à la concentration. Vous pouvez par exemple désactiver les notifications de votre téléphone, fermer les applications et onglets inutiles et vous éloigner des perturbations.

Faire des pauses

Savoir s’accorder des pauses est un facteur clé de la gestion du temps. Même si cela semble contradictoire, ces moments de détente sont propices à la concentration. Pour rester productif, il est essentiel de s’accorder des moments de repos et de pauses afin de recharger son énergie. Le surmenage est contre-productif, vous fait perdre du temps et affecte votre santé mentale. Il est important de se déconnecter pleinement de son travail et de ses tâches afin d’en tirer tous les bénéfices. Durant cette pause, nous vous conseillons d’éviter les écrans car ils peuvent être une source de fatigue supplémentaire pour vos yeux. Si vous avez du mal à vous accorder des pauses, la méthode Pomodoro est utile et efficace. Elle consiste à répéter des cycles de 25 minutes de travail intensif suivi de 5 minutes de pause. Après 4 cycles, il est recommandé de prendre une pause de 15-30 minutes pour se ressourcer davantage.

Pour résumer, la gestion du temps nécessite certaines stratégies. Identifier des objectifs, organiser les tâches, établir un planning, éviter les distractions et faire des pauses sont indispensables pour optimiser son temps. Vous pouvez également vous former à la gestion du temps à travers une formation. Il est alors pertinent de faire appel à un cabinet de conseil et de formations tel que Human’up consulting qui vous accompagne et vous conseille avec ses experts.