Analyse et accompagnement à la performance commerciale

Une entreprise de B to C a contacté notre cabinet de conseil en management à Toulouse afin d’être accompagnée dans sa performance commerciale et dans sa stratégie.

Le constat :

Après 10 ans de croissance économique, cette entreprise du secteur tertiaire rencontre des difficultés sur le plan commercial et réclame l’intervention de notre équipe pour l’aider à comprendre les dysfonctionnements et développer sa performance commerciale.

Notre cabinet de conseil en management à Toulouse est intervenu pour auditer toute son organisation,  son management et sa performance commerciale.

Ce qui ressort de notre constat :

• Outils et méthodes vieillissantes,
• Aucune formation n’a été effectuée en 10 an auprès de l’équipe commerciale,
• Des réunions commerciales trop régulières et descendantes
• Manque d’autonomie des équipes commerciales
• Management et communication descendante
• Perte de motivation et d’implication

Nous avons travaillé autour de ces différents sujets. Nous avons par exemple travaillé sur le comment mener des réunions commerciales (un des points des dysfonctionnements à la performance commerciale de l'entreprise).

Une des questions que notre cabinet de conseil en management a soulevé est :

les réunions commerciales dans cette entreprise contribuent-elles à la performance commerciale ?

Les réunions en entreprise, un sujet à la fois récurrent et, en même temps un sujet qui se veut problématique. La « réunionite », cette pathologie imagée des rencontres professionnelles entre les dirigeants et les collaborateurs qui, dans la plupart des cas, est définie comme inefficace, désorganisée, et qui est un facteur de perte de temps au niveau du travail des employés. En effet, une minorité de collaborateurs juge utile et productif les réunions auxquelles ils ont participé.

Cependant, si les réunions sont davantage vécues comme des fardeaux professionnels ou encore des impératifs qui ne peuvent être évités mais pour lesquels le collaborateur est prêt à trouver une excuse quelle qu’elle soit pour ne pas y participer, les réunions sont tout de même des outils utiles en termes de communication, d’organisation interne et de performance commerciale.

Les réunions doivent leur « mauvaise réputation » à quels éléments ?

Bien souvent, une réunion est dite inefficace car elles ne sont pas organisées dans de bonnes conditions et ne réunissent pas tous les critères fondamentaux. Dans le cas de notre client, il oublie d’énoncer l’ordre du jour, ou ne le respecte pas dans sa totalité ; les réunions dévient des sujets principaux ou des activités prévus au préalable. Il arrivait également que le responsable ne définisse pas précisément les objectifs de la réunion à venir voire ne la prépare pas. Dans les deux cas, ce manque de précision et d’organisation a fait émerger un état de confusion chez les collaborateurs, qui en sont venus à se questionner sur le réel but des réunions en question.

Dans ce contexte, nous avons constaté une fréquence de rendez-vous trop soutenue et des réunions qui s’éternisent ce qui a causé la lassitude des collaborateurs car ils prennent conscience que les réels objectifs de la réunion ne sont pas clairement définis, et la perte de temps et de performance ; ce qui correspond à une perte pour l’entreprise, et pour les collaborateurs.

Les réunions pouvaient se transformer en règlement de compte entre les collaborateurs, ce qui devient contre-productif à la performance commerciale car au lieu de communiquer sur les éventuels problèmes rencontrés, les équipes utilisent ce temps pour émettre des jugements et arborer une démarche individualiste plutôt que collective.

Cependant, même si les réunions dans ce contexte sont perçues comme négatives, elles n’en restent pas moins efficientes pour véhiculer des informations concernant l’organisation interne de l’entreprise, les potentielles transformations ou de trouver des solutions aux problématiques qui se posent.

Notre rôle a été de donner du sens et d’établir une organisation avec des objectifs pour les rendre efficaces en nous appuyant sur le partage et la communication.

Dans un premier temps, nous avons sensibilisé le responsable. Pour qu’une réunion fonctionne, le responsable doit la considérer comme un outil structuré par une organisation bien précise, qui doit comporter des règles et des méthodes.

Surtout dans le contexte actuel avec le télétravail, il est important pour un manager de valoriser et de se servir de cet outil. Il doit ainsi veiller à planifier des réunions avec ses équipes, avec des bons outils afin de maintenir la communication et la motivation de ses collaborateurs, de faire un suivi de leur état personnel et professionnel afin qu’ils sachent qu’ils seront accompagnés dans des moments difficiles et heureux.

Ce que nous avons mené :

• Accompagnement au management. Mise en place management adapté à chaque collaborateur car chaque profil est différent.
• Mise en place de tableau de bord et des indicateurs de mesure
• Formations commerciales avec mise en place de plans d’actions
• Coaching individualisé par commercial
• Mise en place de réunions efficaces

Pour reprendre l’exemple des réunions que nous avons travaillé avec notre client, voici ce que nous avons mené.

Comment rendre une réunion efficace à la performance commerciale ?

Pour qu’une réunion soit efficace, il existe plusieurs étapes à respecter et de nombreux éléments à apporter.

L’animateur doit, en premier lieu, choisir un thème à cette rencontre, c’est-à-dire quel sujet va être abordé. La définition de cet élément va permettre à l’animateur d’évaluer le temps nécessaire à cette réunion et va l’adapter en conséquence.

Il doit ensuite définir un objectif précis et clair à la réunion (SMART : simple, mesurable, atteignable, réalisable, timé). Il peut être question de trouver la solution à un problème, prendre une décision sur un sujet précis, recevoir les avis des collaborateurs sur les conditions sociales de l’entreprise. Sans objectif défini, la réunion peut devenir contre-productive et inefficace à la performance commerciale.

Enfin, l’animateur doit énoncer le plan de la réunion, et comment celle-ci va se dérouler. Il devra donc mettre en avant les éléments qui vont être amenés lors de cette rencontre, définir les temps de parole de chaque participant, ainsi que définir un cadre temporel, ce qui permettra de scinder de manière égale la réunion, et établir un cheminement cohérent.

En se concentrant sur ces trois éléments essentiels, soit choisir un thème, définir un objectif et établir un plan, l’animateur est dans une bonne démarche pour organiser au mieux la réunion, elle a donc plus de chances d’être efficace et constructive.

Il faut ensuite fixer un ordre du jour, sous forme d’un mail, préalablement envoyé à tous les participants, qui reprend les différents points qui seront abordés le jour de la réunion et qui permet ainsi d’indiquer avec exactitude les sujets prochainement discutés. Il est important de ne pas omettre cet élément car il faut éviter qu’un participant arrive le jour du rendez-vous complètement ignorant des sujets qui vont être traités surtout si les équipes veulent préparer le sujet.

Un ordre du jour doit comporter les trois éléments essentiels cités ci-dessus, soit le thème, l’objectif et le plan. Il doit également reprendre la liste des participants, qui doit être en nombre réduit afin de maximiser au mieux le moment d’échange et de rendre la réunion plus productive et efficace. Il doit également comporter des informations telles que le lieu et l’horaire de la réunion, ainsi que sa durée, pour que les participants puissent s’organiser et organiser leur travail.

De plus, pour qu’une réunion soit efficace, il existe trois derniers points à ne pas négliger. Il faut tout d’abord veiller à respecter la durée indiquée dans l’ordre du jour, c’est-à-dire qu’elle doit avoir un début et une fin bien définis. Elle ne doit donc pas s’éterniser pour ne pas risquer une perte d’attention des collaborateurs et un désintérêt total sur les propos énoncés lors de la rencontre. Une fois celle-ci terminée, il ne faut pas hésiter à conclure de manière précise pour indiquer la clôture des sujets discutés et ainsi la fin de la réunion. L’objectif étant de toujours mettre en avant les projets établis de l’entreprise et de se référer toujours aux objectifs à atteindre pour aller vers la réalisation du projet en cours.

Suite à notre intervention, et à l’accompagnement de nos consultants en management, l’entreprise a continué de s’appuyer sur les process et outils mis en place.

Les réunions sont devenues des moments de construction et des outils innovants ont été mis en place. Les équipes étaient davantage impliquées avec une capacité à s’animer eux-mêmes sur des objectifs commerciaux choisi par leur soin avec la validation de leur responsable.

Une grande autonomie et une forte responsabilisation se sont mise en place suite au changement de management qui s’est opéré (management participatif et collaboratif).