Comment choisir les outils de communication adaptés à votre entreprise

La communication interne et externe est l’essence même de la réussite de l’entreprise. De plus, il est essentiel d’avoir des outils de communication adaptés à son entreprise en fonction des besoins, des attentes et des objectifs. En effet, ces outils de communication sont nécessaires dans un premier temps pour gagner en efficacité, améliorer la collaboration ainsi qu'améliorer la transparence et la satisfaction des équipes. Cependant, sur le marché actuel, il y a une multitude d'outils, il peut donc être très difficile de choisir ceux adaptés à votre entreprise. 

Dans cet article, nous allons vous aider à identifier les outils de communication adaptés à votre entreprise. 

Définir les besoins de votre entreprise

Pour commencer, pour choisir les outils de communication adaptés à votre entreprise, il faut connaître vos besoins. Vous pouvez vous poser les questions suivantes : 

• Quelle est la taille de votre équipe ?
• Avez-vous des collaborateurs qui travaillent à distance ? 
• Quels types d'outils de communication, utilisez-vous aujourd’hui ? 
• Qu’est-ce qui vous manque en termes de fonctionnalités ?

Les différents types d’outils de communication

Ensuite, il existe différents types d’outils de communication selon leur usage et leurs fonctionnalités. 

Les outils de gestion de projet

Tout d’abord, les outils de gestion de projet sont super importants pour le suivi, la planification des tâches en fonction des collaborateurs. Tout simplement, ces outils permettent d’organiser et de planifier le projet. Vos équipes pourront collaborer plus facilement entre elles.

Les avantages et fonctionnalités : 

• Planifier et visualiser les différentes phases d’un ou plusieurs projets
• Faire des check-lists associées à chaque projet
• Répartir les missions entre les membres de votre équipe,
• Suivre l’avancée des projets en temps réel
• Commenter les tâches

De plus, nous vous conseillons quelques outils simples d’utilisation, tels que Trello, Monday et Asana sont des outils de gestion de projet très efficaces et populaires dans les entreprises. 

Les outils de collaboration

Ensuite, les outils de collaboration sont essentiels pour votre entreprise. En effet, vos équipes vont pouvoir travailler ensemble de manière productive et efficace. Ils vont pouvoir travailler sur le même document ou fichier simultanément. En effets, c’est un avantage considérable pour développer la collaboration dans votre entreprise. 

Par ailleurs, Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides), Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint) et Notion sont des outils populaires dans les entreprises. 

Les outils de messagerie instantanée

Puis, les outils de messagerie instantanée sont les outils les plus importants pour la communication interne de votre entreprise. En effet, ces derniers permettent une communication plus fluide, plus rapide et plus simple entre vos collaborateurs et vos managers améliorant ainsi la productivité au travail.

Avantages et fonctionnalités : 

• Notifications instantanées
• Partage de fichiers simplifié
• Appels audio et vidéo
• Intégrations avec des centaines d'autres applications 
• Groupes de travail
• Partage de fichier

Par exemple, Slack, Microsoft Teams, Discord et WhatsApp sont les meilleurs outils en la matière pour les entreprises.

Les outils de visioconférence

De plus, les outils de visioconférence sont importants surtout si votre équipe est en télétravail ou sur un autre fuseau horaire. 

Avantages et fonctionnalités : 

• Communication en temps réel via la vidéo et l’audio
• Le partage d'écran
• Les discussions en groupe
• Les enregistrements de sessions.

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Webex sont de très bons outils pour la visioconférence.

Les outils de partage et de stockage de fichiers

Enfin, les outils de partage et de stockage de fichiers permettent avant tout aux équipes de stocker, partager, et collaborer sur des fichiers à distance. 

Avantages et fonctionnalités : 

• Stockage accessible partout
• Partage de document simplifié
• Collaboration en temps réel
• Sécurité du stockage
• Sauvegarde automatique

Par exemple, Google Drive, Dropbox, et OneDrive sont des outils pertinents et souvent utilisés dans les entreprises. 

Pour conclure, dès que vous avez analysé vos besoins en termes d’usages, de fonctionnalités, vous allez pouvoir trouver les outils de communication adaptés à votre entreprise.

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