Les meilleures pratiques pour des réunions d’équipe efficaces

Les réunions d’équipe sont essentielles dans la collaboration d’équipe. Se réunir pour échanger sur l’avancée d’un projet, l’organiser, prendre des décisions, faire le point sur les objectifs à atteindre est l’essence même d’une communication interne efficace. Pour cela, il est important de mettre en place des outils, des méthodes pour organiser correctement la réunion d’équipe et la rendre efficace sans perdre de temps. 

Dans cet article, nous allons vous présenter les meilleures pratiques pour des réunions d’équipe efficaces. 

A quoi sert une réunion d’équipe ? 

Une réunion d’équipe sert avant tout à échanger sur les besoins des collaborateurs, partager des informations importantes, discuter des objectifs de l’entreprise ainsi que sur l’avancée des différents projets, la répartition des missions et la gestion des conflits. 

Ces échanges sont nécessaires pour organiser et répartir les différentes tâches à accomplir. 

De plus, en tant que manager, vous devez être en capacité d’organiser des réunions d’équipe efficaces.

Les 7 meilleures pratiques pour des réunions d’équipe efficaces 

Définir le ou les objectifs de la réunion et l’ordre du jour 

Définir les objectifs et l’ordre du jour d’une réunion est très important pour une réunion d’équipe efficace. En effet, avant même d’organiser la réunion, il faut se poser les questions suivantes : 

• A quoi elle sert ?
• Est-elle nécessaire ? 
• De quoi va-t-on parler ?

Cela permet aux participants de comprendre le but de la réunion. 

Ensuite, nous vous conseillons de définir l’ordre du jour. Cela permet de donner une direction à la réunion du jour. Il doit inclure les sujets abordés, le temps en moyenne de la réunion, à qui elle s’adresse. C’est votre ligne de conduite. 

Nous vous conseillons d’aborder 3 à 5 sujets maximum pour ne pas perdre l'attention des participants. 

Bien organiser la réunion

Une réunion d'équipe se prépare en amont. Pour commencer, soit votre réunion est en présentiel, il suffit juste d’envoyer un mail d’invitation avec l’heure, l’ordre du jour ainsi que les objectifs de la réunion. Soit, elle est en visioconférence et dans ce cas, vous faites exactement la même chose en y ajoutant un lien pour la visio. 

Une réunion est efficace quand tout le monde et à l’heure et que chaque participant sait ce qu’il a à dire et à faire. Par ailleurs, nous vous recommandons de demander à chaque participant de confirmer sa présence. 

Impliquer tous les participants 

L’implication de tous les participants est super importante pour la réunion. En effet, nous vous préconisons de prévoir un temps de parole pour chacun des employés.

Utilisation des outils numériques

Avec le développement du télétravail, les outils de visioconférence et de collaboration sont devenus très importants pour les réunions d’équipe. Il est donc indispensable de choisir des outils adaptés et d’en assurer une maîtrise par tous les membres de l’équipe.

Vous pouvez utiliser également des outils numériques comme des tableaux blancs pour faciliter la collaboration sur le moment.

Nous vous conseillons de toujours tester les outils numériques que vous allez utiliser à l’avance pour éviter les problèmes techniques pendant la réunion.

Prendre des notes 

La prise de notes est importante pour garder une trace des échanges et des décisions. De plus, à la fin de la réunion d’équipe, il est essentiel d’assigner les actions et les missions pour s’assurer que les sujets discutés aboutissent à des résultats.

Faire une synthèse 

A la fin de la réunion, le manager s'occupe de rédiger une synthèse et de l’envoyer à tous les membres de la réunion reprenant ainsi tous les sujets et points abordés durant celle-ci. 

Pour conclure, les réunions nécessitent une planification et une organisation très rigoureuse afin qu'elles se déroulent correctement et sans perdre de temps. Finalement une réunion, c’est avant tout un outil de collaboration efficace pour atteindre les objectifs fixés et obtenir des résultats. 

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