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Amélioration de l’organisation interne

Parce que le capital humain est au cœur des projets réussis

Comment Human'Up Consulting a optimisé les process internes d'une entreprise et quels ont été les impacts de ce changement d'organisation ?

Découvrez comment Human'Up Consulting, notre cabinet de conseil en ressources humaines et management à Toulouse, a installé une démarche d'intelligence collective au sein d'une entreprise.

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L’organisation correspond à la partie interne de l’entreprise, c’est-à-dire aux éléments qui touchent à l’aspect structurel, à l’aspect des systèmes décisionnels et informatifs ainsi que l’aspect culturel grâce aux valeurs que l’entreprise véhicule et défend.

L’organisation d’entreprise

L’organisation d’entreprise, évoque également l’action d’organiser les ressources humaines, financières et matérielles de l’entreprise afin de mettre en marche son bon fonctionnement à travers des processus, et ainsi atteindre les objectifs fixés par les responsables.

L’organisation d’une entreprise n’est jamais fixe et doit toujours se placer dans un processus d’amélioration et de transformation continue. Elle doit gagner en efficacité et en efficience. Elle doit avoir la capacité de faire face à la concurrence, avoir des ressources solides et des modes opératoires adéquats pour s’adapter à l’évolution du secteur d’activité, aux avancées technologiques et digitales.

Nous avons accompagné notre client de la grande distribution dans ce sens-là. Nous l’avons accompagné dans une démarche évolutive.

Le dirigeant en charge de la gestion de l’entreprise veille à ce que son organisation continue à produire de la performance et des résultats en adéquation avec les objectifs préalablement fixés.

Suite à une analyse où des écarts de résultats sont apparus, il a décidé de mener une démarche d’optimisation pour améliorer ses résultats.

Notre cabinet de conseil en organisation et management à Toulouse est intervenu dans ce cadre là.

Comment améliorer son organisation au sein de son entreprise ?

L’optimisation d’une organisation au sein d’une entreprise résulte de nombreux facteurs. Il faut tout d’abord que le dirigeant prenne en compte que le contexte sociétal, économique et surtout entrepreneurial sont en constante évolution. Ainsi, la manière d’organiser le travail et de gérer les équipes connaissent eux aussi des changements notables. Les outils d’informations et de production ne seront donc plus les mêmes.

En effet, le monde de l’entreprise connaît une remise en question de son mode d’organisation. Si auparavant le modèle hiérarchique pyramidal était celui employé au sein de toutes les entreprises car il permettait de garder un contrôle total sur la production et la performance, et une forte autorité sur les employés, ce management ne correspond plus à la vision actuelle du modèle d’organisation dans une entité.

Aujourd’hui, il est important de mentionner que l’amélioration de l’organisation d’une entreprise passe par une meilleure gestion des acteurs internes, mais également à une transformation, une évolution des outils et des méthodes employées.

Il n’est plus question d’instaurer une hiérarchie stricte, à sens unique, ce qui s’apparente à un mode de management directif au sein de ses équipes, mais davantage l’orienter vers un mode de management collaboratif. Les dirigeants doivent parvenir à guider leurs collaborateurs vers l’autonomie et la résolution des problèmes rencontrés par leurs propres moyens sans qu’ils aient à faire appel à eux (démarche d’amélioration continue). De fait, la responsabilisation de chaque membre de l’équipe sera essentielle pour que le collectif soit orienté vers une autonomie totale.  Elle permettra ainsi davantage de polyvalence, ce qui valorise l’agilité du collectif et engendre de la performance.

Cette démarche fait émerger deux réels atouts. Tout d’abord, rendre ses équipes autonomes engendre, sur le plan personnel, un gain de confiance en soi, un renforcement des liens au sein du collectif, l’apparition d’une nouvelle forme de motivation qui va être motrice dans la volonté d’atteindre les objectifs collectifs fixés. L’autonomie et la responsabilisation vont donc permettre à chaque membre d’une même équipe d’avancer dans la même direction, de créer un « ensemble » solide et performant.

Sur le plan stratégique, la simplification de l’organisation permet son optimisation et l’autonomie permet d’améliorer l’organisation de l’entreprise et donc une efficacité confirmée. En effet, un dirigeant, dont les collaborateurs sont autonomes et polyvalents, peut éventuellement leur déléguer des tâches, procéder à un partage des missions afin de gagner en temps et en productivité. Cela suppose de faire entièrement confiance en ses collaborateurs et en leurs compétences.

L’optimisation de son entreprise passe également par la priorisation. Il est essentiel pour un dirigeant de se concentrer principalement sur ce qui peut profiter à son entreprise, sur ce qui est efficace et qui crée de la valeur. Il ne faut donc pas être déstabilisé à l’idée d’abandonner une action qui ne se révèle pas ou plus profitable pour l’organisation. Au contraire, cela peut engendrer une prise d’initiative bien reçue de la part des collaborateurs qui verront leur responsable se placer dans une démarche évolutive pour leur entreprise.

De fait, prioriser va de pair avec le fait d’aller à l’essentiel. Il est nécessaire qu’après l’identification des actions jugées utiles à l’entreprise, il faille, pour le responsable, établir un plan d’action concis et efficace sans s’attarder sur les points superflus. En instaurant de la communication au sein des équipes, il éclairera les objectifs collectifs à réaliser, mettra en place un plan d’action tout en instaurant un cadre mêlé à l’autonomie des collaborateurs. Une communication claire évite de provoquer une perte de temps comme par exemple des réunions qui peuvent sembler inefficaces ou encore des missions mal exécutées. Le responsable doit être à la fois honnête, transparent, et constructif auprès de son équipe, qui doit elle aussi adopter le même état d’esprit.

Notre cabinet de conseil en stratégie et management sur Toulouse aide à l'optimisation des processus.

Nous œuvrons sur des sujets d’amélioration des processus sur des fonctions métiers, support, projets d’amélioration.

Notre rôle est d’améliorer et sécuriser (maitriser les risques).

Dans le cas de notre client, notre rôle était de simplifier les processus de son entreprise, d’harmoniser les pratiques et déployer ces bonnes pratiques aux autres services.

Constat : Une entreprise dans le secteur du BTP a fait appel à nos services. Leur problématique : perte de temps, perte d’argent, manque de qualité dans les échanges entre les services et une mauvaise qualité du service client. le parcours client n'était pas assez clair et fluide ce qui suscitait beaucoup de litiges clients et de perte de productivité.

Objectif : être au rdv des engagements pris auprès des clients. Maitriser la chaine de valeur pour être au rendez-vous.

  • Améliorer les opérations de manière agile
  • Service rapide et flexible
  • Améliorer le service client

La mise en place de nouveaux process interne

Dans notre démarche, nous avons pris en considération tout l’enchainement des contributions pour satisfaire la demande des clients finaux.

Dans un premier temps, nous avons identifié le processus, les responsabilités des différents processus, les contenus des processus.

Dans un second temps, nous avons travaillé sur le projet et les objectifs en intégrant les équipes (démarche participative) pour valoriser la responsabilisation. Nous avons analysé les écarts et ensuite nous avons lancé les projets.

Nous avons mis en place des tableaux de bord reprenant les objectifs à atteindre afin de piloter au mieux l’optimisation des process.

Nous avons mis en valeur plusieurs axes comme :

Les clients : la satisfaction des clients , le parcours client,

Le marché : la performance commerciale,

Les collaborateurs : le développement des collaborateurs, RSE ( responsabilité sociétale d’entreprise),

La gestion : économique, logistique,

La règlementation : maîtrise des risques et des conformités,

Nous avons travaillé sur une démarche d’amélioration continue en ajoutant un enrichissement comme la digitalisation de certains processus comme l’utilisation de CRM, ERP.

Les bénéfices de l'optimisation des process internes

Les résultats du travail mené par notre cabinet de conseil en organisation et management à Toulouse ont été les suivants:

  • Clarification du "qui fait quoi quand"
  • Suppression de tâches inutiles
  • Digitalisation et automatisation de certains process
  • Gain de temps et d’argent
  • Amélioration du parcours clients
  • Meilleure productivité

Retrouvez nos équipes de conseil en organisation à Toulouse.

La valeur ajoutée de l'intervention de notre cabinet de conseil en organisation et management à Toulouse

  • Amélioration continue
  • Mise en place de pilotes de processus pour garantir un pilotage permanent des processus de l’entreprise
  • Suivi pour arbitrer
  • Alignement avec les résultats de l’entreprise
  • Avoir un système de management intégré à l’entreprise

L’optimisation de cette entreprise de BTP a, indéniablement, eu des impacts positifs qui se placent dans une démarche évolutive car cette entreprise connaît des changements constants afin de s’adapter à son environnement et ainsi d’être continuellement performante.

Pour cette raison, il est primordial de remettre en question les méthodes d’organisation, et avancer avec l’idée de faire évoluer sa structure afin qu’elle soit concurrente sur le marché et pérenne.