Les étapes clés d’une communication efficace en situation d’urgence

En cas de situation urgente, il est très important d’appliquer une communication efficace pour apaiser la situation. En effet, les situations urgentes sont très fréquentes dans les entreprises. De plus, la communication de crise est très importante pour protéger les individus au sein l’entreprise et aussi la réputation de l’entreprise. La rapidité et la clarté des informations font toute la différence dans une situation d’urgence. 

Dans cet article, nous allons explorer toutes les étapes clés pour garantir une communication efficace en situation d’urgence.

Voici les 5 étapes d’une communication efficace en situation d’urgence

Etape 1 : Développer un plan de communication efficace en situation d’urgence

Tout d’abord, dans une situation urgente, il est très important de développer en amont un plan de communication efficace. Celui-ci s'ajuste à chaque crise et sera mis à jour pendant la crise. 

Ce plan contient : 

• Une liste de toutes les parties prenantes 
• Les messages importants à transmettre
• Tous les canaux de communication à utiliser (les réseaux sociaux numériques, les médias, les communiqués de presse…)
• Les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de communication de crise.

De plus, choisissez en amont l’équipe qui s’occupera des situations urgentes.

Etape 2 : Identifier la cause de la situation urgente

Lors d’une situation urgente, il est nécessaire de comprendre la cause et de l’identifier correctement pour ajuster la communication.

Etape 3 : Transmettre un message clair 

Ensuite, votre communication doit être la plus transparente et la plus claire possible. 

Votre message doit être : 

• Direct, simple et concis
• Rassurant et autoritaire
• Transparent
• Axé sur de votre engagement à gérer la crise

Cela permet d’instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes.

Etape 4 : Utiliser les bons canaux de communication 

Les canaux de la communication vont vous permettre de communiquer les informations les plus importantes de votre entreprise lors d’une situation urgente. On ne communique pas n’importe comment selon le canal et surtout, il est nécessaire de les sélectionner.

Les canaux de communication : 

• Les médias traditionnels: la télévision, la radio et la presse
• Les réseaux sociaux numériques

Utiliser plusieurs canaux de communication permet de toucher plus de gens. 

Etape 5 : L’analyse post-crise 

Il est primordial d’analyser votre gestion de la crise avec votre équipe chargée de la communication de crise. 

Cette analyse doit comporter de nombreuses informations comme : 

• Les actions qui ont fonctionné
• Les actions qui n’ont pas fonctionné et pourquoi 
• Améliorer votre plan de communication et celui de la gestion de la crise
• Former vos équipes à la gestion de crise. 

Pour conclure, une bonne communication de crise, c’est une communication efficace en situation urgente. Une bonne anticipation et une bonne préparation permettent de gérer la situation de manière efficace et rapide. Autrement dit, une communication efficace garantit la réputation de l’entreprise et protège vos salariés des retombées de la crise. 

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