La communication écrite : Bonnes pratiques et erreurs à éviter

La communication écrite est très importante dans différents contextes, que ce soit au travail, à l’école, à la maison. Il est essentiel de respecter certaines règles. En effet, le fond et la forme sont significatifs dans le monde du travail et une bonne communication écrite permet à tous de collaborer sans malentendus. 

Comment communiquer à l’écrit au travail de manière efficace ? 

Dans cet article, nous allons explorer les bonnes pratiques ainsi que les erreurs à éviter en communication écrite. 

Les bonnes pratiques à adopter en communication écrite 

• Adaptation au public 

Pour commencer, nous vous conseillons d’adapter votre ton et votre vocabulaire en fonction de votre public. En effet, vous n’allez pas employer le même ton et vocabulaire à votre responsable qu’à votre ami par exemple. 

• Phrases courtes et concises

Par ailleurs, la longueur de la phrase influence l'attention du lecteur. Faites des phrases courtes composées d’un sujet, d’un verbe et d’un complément. Ces phrases seront simples, elles permettront de maintenir l’attention du lecteur. En d’autres termes, allez à l’essentiel. 

De plus, assurez vous que toutes vos idées soient bien formulées.

• Marque de politesse  

Utilisez toujours une marque de politesse au début de votre texte et à la fin de votre texte. Nous vous conseillons de rester courtois et respectueux. 

• Structure cohérente

Ensuite, il est très important de préparer son texte en amont. Nous vous suggérons de formuler correctement vos idées. Puis établissez un plan structuré avec une introduction, un développement et une conclusion. Une structure claire permet aux interlocuteurs de mieux vous comprendre.

Aérez vos paragraphes avec des espaces, cela rendra votre écrit plus agréable à lire. 

• Chaque détail compte

Puis, écrivez toutes les informations nécessaires pour éviter tout malentendu avec votre interlocuteur. 

• Un suivi 

Enfin, vous pouvez solliciter un suivi ou un retour de votre écrit. Les commentaires et les retours vont vous aider à améliorer votre communication écrite. Concernant le suivi, cela permet avant tout de garder une communication efficace.

Les erreurs à éviter en communication écrite

• Les abréviations 

D'abord, les abréviations rendent la lecture plus difficile et moins agréable. Chaque personne peut utiliser des abréviations différentes, ce qui fait baisser la compréhension de votre écrit. 

• Trop long

Ensuite, des phrases trop longues, trop difficiles feront perdre l’attention de votre lecteur. Privilégiez de simples phrases courtes. 

Un texte trop long est moins agréable à lire qu’un texte simple et court. Vous risquez de perdre l’attention du lecteur au fur et à mesure de la lecture. 

• L’orthographe et la grammaire 

De plus, l’orthographe et la grammaire sont les incontournables de la communication écrite. Une seule faute peut vous donner une mauvaise image de vous et peut décrédibiliser votre message. Pour cela, nous vous recommandons de vous relire plusieurs fois et d'utiliser des outils de correcteur automatique disponible en ligne. 

Pour conclure, la communication écrite est centrale dans le domaine professionnel. Une bonne communication écrite, c'est avant tout de la clarté, une orthographe soignée et une bonne grammaire. En évitant les erreurs ci-dessus, vos écrits seront impactant et vous excellez dans la communication écrite. Chez Human’up Consulting, nous vous proposons différentes formations adaptées à vos besoins. Nos formations professionnelles sont réalisables en distanciel ou en présentiel.