Responsable administration du personnel

Mission principale

Le responsable administration du personnel est en charge de la gestion administrative des collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise. Il veille à la conformité des procédures RH, assure le suivi des dossiers du personnel et garantit une gestion efficace de la paie, des contrats et des obligations légales.

Responsabilités d’un responsable administration du personnel

Gestion administrative du personnel

• Superviser l’ensemble des formalités administratives liées à l’embauche, à la vie et au départ des salariés (contrats, avenants, déclarations obligatoires, solde de tout compte).
• Assurer la mise à jour des dossiers individuels des collaborateurs (absences, congés, temps de travail, avenants contractuels).
• Gérer les affiliations aux organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, retraite, URSSAF).

Gestion de la paie et des déclarations sociales

• Assurer la fiabilité des éléments variables de paie et coordonner leur transmission au service paie ou au prestataire externe.
• Contrôler la conformité des bulletins de salaire et garantir le respect des délais de paiement.
• Veiller à l’application des obligations légales et conventionnelles en matière de rémunération et de cotisations sociales.

Conformité et veille réglementaire

• Suivre l’évolution du droit du travail et des obligations légales pour garantir la conformité des pratiques RH.
• Mettre en place et actualiser les procédures internes liées à la gestion administrative des ressources humaines.
• Gérer les relations avec les organismes externes (Inspection du travail, URSSAF, caisses de retraite).

Gestion des temps et suivi des absences

• Assurer le suivi des absences (congés payés, arrêts maladie, accidents du travail, congés spécifiques).
• Mettre en place et gérer les outils de suivi des temps de travail et de présence.
• Être l’interlocuteur des salariés pour toutes questions liées à l’administration RH.

Support et accompagnement des managers et collaborateurs

• Répondre aux demandes des salariés sur les aspects administratifs, paie et contrats.
• Accompagner les managers sur les sujets liés à l’application des règles RH.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et outils RH.

Compétences requises 

Savoir-faire 

• Maîtrise de la gestion administrative du personnel et de la législation sociale.
• Connaissance des logiciels de paie et de gestion RH.
• Compétence en reporting et analyse des données RH.
• Capacité à assurer une veille juridique et réglementaire.

Savoir-être

• Rigueur et organisation pour gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Sens de la confidentialité et de la discrétion.
• Excellentes compétences en communication et en pédagogie.
• Réactivité et disposition à travailler sous pression.

Indicateurs de performance (KPI)

Fiabilité et efficacité administrative

• Taux d’erreur sur les bulletins de paie et déclarations sociales.
• Respect des délais de traitement des contrats et documents RH.

Qualité du service aux collaborateurs

• Taux de satisfaction des employés sur la gestion administrative RH.
• Délai moyen de réponse aux demandes RH des salariés.

Conformité et gestion des risques

• Nombre de non-conformités détectées lors des audits RH.
• Respect des obligations légales et conventionnelles.